معرفی ابزارهای جی سوئیت گوگل (G Suite)

معرفی ابزارهای جی سوئیت گوگل (G Suite)

راهنمای کامل جی سوئیت گوگل (G Suite)

Ultimate guide to G Suite

منبع: https://blog.hubspot.com

راهنمای کامل جی سوئیت گوگل (G Suite)

مجموعه نرم افزارهای گوگل سوئیت (G Suite) بسیار کاربردی هستند و کار با آنها ساده است و تا حد زیادی چندمنظوره هستند. وقتی که می خواهیم یک بلاگ را تولید و ویرایش کنیم می توان از ویرایشگر (editor) جی سوئیت استفاده کرد. یا وقتی در نظر داریم با یک مشتری جدید وقت چت تعریف کنیم یا ایمیل هایی به دوستان و همکاران خود ارسال کنیم، جی سوئیت (G-Suite) بسیار کارآمد و مفید خواهد بود.

گوگل سال ۲۰۱۹ را در حالی آغاز کرد که حدود ۵ میلیون کاربر پریمیوم (premium) برای نرم افزار G Suite داشت. این تعداد مشتری نسبت به سال ۲۰۱۷ حدود ۲۵% رشد داشته است. همین آمار فروش گوگل سوئیت در سال های اخیر گویای میزان کارایی و امکانات آن می باشد. بطوری که می تواند برای تمام کسب و کارهای شخصی و شرکتی گزینه مناسبی باشد.

از جمله مشتریان شاخص و معروف گوگل سوئیت می توان به شرکت های PWC ، Uber  و Hubspot اشاره کرد.

اگر شما تا کنون از گوگل سوئیت برای کسب و کار خود استفاده نکرده اید، پیشنهاد می کنیم هرچه زودتر آن را امتحان کنید. ادامه این مقاله را بخوانید تا بیشتر با گوگل سوئیت یا G Suite آشنا شوید و نحوه بهینه سازی اکانت خود را یاد بگیرید.

 

جی سوئیت (G Suite) چیست؟

جی سوئیت شامل مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی در زمینه های بیزینس، همکاری (Collaboration)، بهره وری (Productivity) و تحصیلات (Education) می باشد که توسط شرکت گوگل توسعه یافته و پشتیبانی می شود.

ابزارهای اولیه جی سوئیت شامل موارد زیر است:

Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar, Google+, Sites, Hangouts

 

مجموعه جی سوئیت گوگل ۱۲ سال قبل با عنوان “Google Apps for Your Domain” برای اولین بار معرفی شد که ابزارهای Gmail, Google Talk, Google Calendar, and Google Page Creator را شامل می شد.

شرکت گوگل طی ۱۰ سال اخیر آپدیت های زیادی روی نرم افزارهای جی سوئیت ارائه کرده است. گوگل اپس (Google Apps) در سپتامبر سال ۲۰۱۶ طی تغییر برندی (ReBrand) که انجام داد نامش را به جی سوئیت (G Suite) آپدیت کرد.

پلتفرم جی سوئیت شامل G Suite MarketPlace نیز می شود که البته اولین بار در سال ۲۰۱۰ معرفی شد. توسط این Market Place می توانید نرم افزارهای شخص سوم یا third-party را روی ابزارهای جی سوئیت نصب و استفاده کنید.

 

چه افرادی از جی سوئیت استفاده می کنند؟

هر دوی کسب و کارهای شخصی و تجاری می توانند از نرم افزارهای جی سوئیت استفاده کنند. اشخاص حقیقی و کاربران عادی ممکن است آن را با نام G Suite نشناسند. بعنوان مثال وقتی ما به اکانت جی میل شخصی خود لاگین می کنیم، در گوشه بالا سمت راست مرورگر خود آیکون های زیر را خواهیم دید:

اکانت جی میل شخصی

و وقتی با اکانت تجاری وارد گوگل شویم آیکون های زیر را خواهیم داشت:

اکانت تجاری گوگل

در حالی که کاربران عادی می توانند به رایگان از نرم افزارهای جی سوئیت استفاده کنند، شرکت ها و کسب و کارها برای استفاده تجاری از G Suite باید هزینه ای را بابت امکانات ویژه آن پرداخت کنند. امکاناتی نظیر دامین ایمیل شخصی، فضای نامحدود ذخیره سازی ابری (Cloud Storage) و پشتیبانی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته در نسخه تجاری و پریمیوم جی سوئیت در دسترس خواهند بود.

اگر کسب و کاری، چندین کاربر در پلتفرم جی سوئیت داشته باشد باید به ازای هر کاربر نیز مبلغ مذکور پرداخت شود. در این صورت وقتی یکی از کارمندان وارد اکانت گوگل خود شود با تصویری مشابه زیر مواجه خواهد شد:

اکانت گوگل

نکته مثبت در استفاده از نسخه رایگان G Suite اینست که برخلاف اکثر پلتفرم های رایگان که به کاربران خود پیام های تبلیغاتی نمایش می دهد، کاربران استفاده کننده از ورژن رایگان G Suite هیچگونه تبلیغاتی مشاهده نخواهند کرد.

نکته: گوگل از اطلاعات شخصی کاربران به منظور اهداف تبلیغاتی استفاده نخواهد کرد.

 

محصولات جی سوئیت (G Suite Products):

گوگل در پلتفرم جی سوئیت خود نرم افزارهای متنوعی را در اختیار هر دو گروه شخصی و تجاری (Personal & Enterprise) قرار می دهد. اغلب این اپلیکیشن ها با لاگین به اکانت جی میل قابل دسترسی می باشند (با کلیک روی آیکون گوشه بالا سمت راست) و سایر آنها را می توان توسط نصب افزودنی های موردنظر (Extensions) روی مرورگر گوگل کروم بدست آورد.

محصولات جی سوئیت (G Suite Products)

در ادامه مقاله، نحوه انجام تنظیمات و مدیریت G Suite را بیان خواهیم کرد. اما در بخش بعدی با برخی از ابزارهای جی سوئیت آشنا خواهیم شد.

 

جی میل (Gmail)

جی میل (Gmail)

جی میل (gmail) نرم افزار ارسال و دریافت ایمیل در G Suite می باشد. جی میل در سال ۲۰۰۴ توسط شرکت گوگل معرفی و رونمایی شد و اکنون در سال ۲۰۱۹ بیش از یک میلیارد عضو در سراسر جهان دارد!

در سرویس رایگان Gmail کاربران می توانند از ۳۰ گیگابایت فضا استفاده کنند، آدرس ایمیل دلخواه خود را تعریف کنند (yourname@company.com)، به تعداد نامحدود آدرس های ایمیل گروهی داشته باشند، از پشتیبانی گوگل در ۲۴ ساعت شبانه روز و ۷ روز هفته بهره ببرند و افزودنی های موردنیاز خود را از marketplace گوگل دانلود و نصب کنند.

 

 

گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو پلتفرم ذخیره سازی ابری جی سوئیت است که در سال ۲۰۱۲ ارائه شد. گوگل درایو می تواند تمام محتوای شرکت شما را مدیریت کند و از تمام فرمت ها پشتیبانی می کند و نیازی به نصب نرم افزارهای جانبی روی سیستم خود ندارید.

با توجه به نسخه جی سوئیت (Basic-Business-Enterprise) می توانید از فضای ۳۰ گیگابایتی، یک ترابایتی و نامحدود گوگل بهره ببرید. همچنین از گزارش های آنالیزی گوگل درایو از محتوای درایو استفاده کنید.

 

» مطالعه مقاله “معرفی ابزارهای بازاریابی دیجیتال گوگل” توصیه می شود.

 

گوگل داکس، شیتس و اسلایدز (Google Docs, Sheets & Slides)

گوگل داکس، شیتس و اسلایدز (Google Docs, Sheets & Slides)

ابزارهای Google Docs، Google Sheets و Google Slides پلتفرم های پردازش کلمات، صفحات گسترده (Spread Sheets) و ارائه (Presentation) می باشند. این ابزارها در سال ۲۰۰۶ به G Suite گوگل اضافه شدند.

این نرم افزارها امکان ذخیره اتوماتیک را دارند و کاربران می توانند در آنها کامنت ارسال کنند و توسط یک ابزار چت آنلاین با سایرین در تعامل باشد و برای استفاده های بعدی تمپلیت های موردنظر خود را ایجاد کنند.

 

گوگل فرم (Google Forms)

گوگل فرم (Google Forms)

گوگل فرم یا Google Forms یک پلتفرم تحت وب و ابزار نظرسنجی می باشد که در سال ۲۰۰۶ توسط گوگل ارائه شد. گوگل فرم همانند سایر ابزارهای گوگل (Sheets, Docs, Slides) امکان ذخیره خودکار فایل، Real-Time Collaboration و ایجاد تمپلیت را دارد.

به منظور جمع آوری داده های کاربران از طریق فرم ها، امکان شخصی سازی فرم های نظرسنجی و کوئیزها وجود دارد.

» مطالعه مقاله آموزشی “راهنمای کامل فرم های گوگل یا Google Form” توصیه می شود.

 

تقویم گوگل (Google Calendar)

تقویم گوگل (Google Calendar)

ابزار تقویم گوگل یا Google Calendar تقویم آنلاین گوگل سوئیت است که با تلفیق با جی میل (Gmail) امکان تنظیم وقت جلسات، کارها و قرارهای ملاقات را برای کاربران فراهم می کند.

در پلن های جی سوئیت می توان از امکاناتی نظیر: برنامه ریزی هوشمند (Smart Scheduling)، تقویم برای گروه های گوگل، تقویم برای اتاق جلسات و منابع اشتراکی و تقویم عمومی استفاده کرد. در اینصورت مشتریان کسب و کار می توانند رویدادهای آینده شرکت را مشاهده کنند و داده ها را از تقویم های خارجی درون ریزی کنند (مانند: Exchange و Outlook)

 

گوگل پلاس (Google+)

گوگل پلاس (Google+)

گوگل پلاس شبکه اجتماعی گوگل سوئیت (G Suite) است. Google Plus در سال ۲۰۱۱ رونمایی شد و گوگل در ماه اکتبر سال ۲۰۱۸ اعلام کرد که آپریل سال ۲۰۱۹ پایان فعالیت شبکه اجتماعی گوگل پلاس خواهد بود!

اما تا آن زمان کاربران می توانند از گوگل پلاس بعنوان یک شبکه اجتماعی در مجموعه جی سوئیت استفاده کنند.

 

گوگل سایت (Google Sites)

گوگل سایت (Google Sites)

ابزار Google Sites به منظور طراحی وب سایت رایگان در گوگل سوئیت (G Suite) تعریف شده است. سایت های گوگل در سال ۲۰۰۸ به این مجموعه اضافه شد و به کاربران اجازه می دهد بدون دانش کدنویسی و طراحی وب وب سایت کسب و کار خود را ایجاد کنند.

صفحات لندینگ و قالب های سایت می توانند توسط تمپلیت های آماده گوگل طراحی شوند و در نهایت برای عموم (یا افراد خاص) به نمایش گذاشته شوند.

 

هنگ اوت (Hangouts)

هنگ اوت (Hangouts)

گوگل هنگ اوت یا Hangouts پلتفرم تعاملی و پیام رسان جی سوئیت می باشد. گوگل ابتدا این ابزار را با نام گوگل تاک (Google Talk) در سال ۲۰۰۶ رونمایی کرد. Hangouts دارای امکانات پیام های صوتی، تصویری و متنی است (برای حداکثر ۲۵ کاربر همزمان). همچنین قابلیت استفاده در دستگاه های موبایل و کامپیوتر را دارد.

در صورتی که یکی از پلن های پولی جی سوئیت را خریداری کرده باشید، امکان یکپارچه سازی ابزار هنگ اوت با ابزارهایی مانند Calendar و همچنین امکان ضبط ویدئوی زنده و پخش از یوتیوب وجود خواهد داشت.

 

گوکل کیپ (Google Keep)

گوگل کیپ یا Google Keep ابزار نوت برداری (یادداشت نویسی) مجموعه جی سوئیت می باشد. Google Keep که جدیدترین ابزار جی سوئیت است امکان ذخیره خاطرات، یادداشت ها، صداها، لیست کارها و… را در تمام پلتفرم ها برای کاربران فراهم می کند. گوگل کیپ در دو نوع افزودنی کروم (Chrome Extensions) و اپلیکیشن موبایل برای دانلود و نصب در دسترس است.

نسخه پولی Google Keep قابلیت هماهنگی با ابزار Google Docs را دارد.

 

جی سوئیت برای اهداف تجاری:

شکی نیست که جی سوئیت (G Suite) برای تمام بیزینس ها با هر اندازه ای ابزاری ارزشمند است. جی سوئیت از موارد زیر پشتیبانی می کند:

collaboration, organization, productivity, marketing, sales

اگر فکر می کنید جی سوئیت می تواند به شرکت شما کمک کند ادامه مقاله را مطالعه کنید تا یاد بگیرید چطور می توان G Suite را برای کسب و کارهای تجاری تنظیم کرد.

تعرفه های جی سوئیت (G Suite Pricing):

جالب است بدانید با اینکه جی سوئیت گوگل در طی ده سال اخیر رشد و توسعه روزافزونی داشته است اما قیمت آن ثابت مانده است!

از همان روز اول تعرفه جی سوئیت به این صورت بوده است که پلن پایه (Basic) گوگل سوئیت ۵ دلار به ازای هر کاربر در ماه و پلن تجاری (Business) آن نیز ماهیانه ۱۰ دلار به ازای هر کاربر است.

» کسب اطلاعات بیشتر درباره “نسخه های مختلف جی سوئیت و قیمت آنها

گوگل در تاریخ ۱۶ ژانویه ۲۰۱۹ اعلام کرد که می خواهد برای اولین بار در دهه اخیر تعرفه پلن های G Suite را افزایش دهد. گوگل این افزایش قیمت را از دوم آپریل ۲۰۱۹ آغاز کرد و پلن basic جی سوئیت را ۶ دلار بصورت ماهیانه و به ازای هر کاربر تعیین کرد و پلن Business را ۱۲ دلار اعلام کرد و قیمت پلن Enterprise بدون تغییر باقی می ماند.

اگرچه گوگل قیمت جی سوئیت خود را افزایش داده است، اما با اینحال هنوز ابزاری مفید و کاربردی برای تمام کسب و کارها محسوب می شود.

بدلیل نحوه قیمت گذاری پلن های جی سوئیت توسط گوگل به ازای هر کاربر، تمام بیزینس ها می توانند با توجه به تعداد کارمندان خود از آن استفاده کنند. بدون اینکه اندازه آن شرکت مهم باشد. همچنین گوگل این امکان را برای کاربران فراهم کرده که جی سوئیت را بصورت ماهیانه تهیه کنند و حتما نیازی نیست یکساله خریداری شود.

نحوه انجام تنظیمات اکانت جی سوئیت:

ایجاد یک اکانت جدید در جی سوئیت آسان است. به صفحه G Suite مراجعه کرده و مطابق شکل زیر روی  Get Started کلیک کنید.

نحوه انجام تنظیمات اکانت جی سوئیت

نام شرکت خود را (مانند تصویر زیر) وارد کرده و تعداد کارمندان آن را انتخاب کنید. دقت کنید که بعدا هم امکان تغییر این تعداد وجود دارد. زیرا ممکن است تعداد کارکنان شرکت شما افزایش یا کاهش یابد.

نام شرکت

در مرحله بعد نیاز است که اطلاعات تماس خود را وارد کنید. دقت کنید که گوگل پس از ثبت این فرم، یک ایمیل تائید به آدرس ایمیلی که در این بخش وارد می کنید ارسال خواهد کرد. پس آدرس ایمیل خود را بصورت صحیح وارد کنید.

قدم بعدی اینست که نام دامین بیزینس خود را ثبت کنید. اگر در حال حاضر دامین ثبت نکرده اید خود گوگل به شما در ثبت دامین موردنظرتان کمک خواهد کرد. هزینه اغلب دامین ها بطور سالیانه ۱۲ دلار می باشد.

در پنجره بعدی باید اطلاعات تماس شرکت خود را وارد کنید. در نهایت باید یک نام کاربری (username) و رمز عبور (password) برای اکانت جی سوئیت خود تعریف کنید. شما می توانید از همین یوزرنیم و پسورد برای لاگین به تمام ابزارهای مجموعه G Suite استفاده کنید. دقت داشته باشید که نام کاربری شما اولین بخش از آدرس ایمیل تجاری تان خواهد بود. تصویر زیر:

لاگین به تمام ابزارهای مجموعه G Suite

برای تکمیل فرآیند ثبت نام در جی سوئیت، گوگل از شما می خواهد اطلاعات ورودی خود را بطور کلی بازبینی کرده و آن را تائید کنید. در این صفحه شما می توانید هزینه ماهیانه حساب خود (به غیر از ۱۴ روز رایگان) و نیز هزینه خرید دامین (در صورت وجود) را مشاهده کنید و نحوه پرداخت (payment method) صورتحساب خود را انتخاب نمائید.

نحوه پرداخت (payment method) صورتحساب

مدیریت اکانت جی سوئیت (G Suite):

پس از اینکه اکانت جی سوئیت خود را ساختید به داشبورد مدیریتی آن هدایت خواهید شد. می توان گفت پنل مدیریت جی سوئیت مهم ترین بخش آن می باشد. شما قادر هستید از طریق آن تمام تنظیمات جی سوئیت را انجام دهید.

در بخش بعد می خواهیم تمام بخش های واقع در پنل مدیریت جی سوئیت را شرح دهیم:

Users:

بخش Users جاییست که شما می توانید کاربران جدید را به اکانت جی سوئیت خود اضافه کنید. همچنین شما امکان مدیریت کاربران موجود را خواهید داشت و صفات و ویژگی هایی که به هر یک از آنها اضافه کنید. مانند: عنوان شغلی (Job Title)، نام دپارتمان و… علاوه بر این امکان بررسی آخرین ورود (لاگین) کاربران و استفاده آنها از ایمیل نیز وجود دارد.

Company Profile:

در بخش پروفایل شرکت یا Company Profile می توان مشخصات مربوط به شرکت را وارد کنید و همچنین لوگوی موردنظر را آپلود کنید. همچنین می توانید آدرس های سفارشی (Custom URL) خود را برای هر یک از سرویس های جی سوئیت ارائه شده به کاربران تعریف کنید. (مطابق تصویر زیر)

Company Profile

Billing:

در بخش Billing می توانید صورتحساب های اکانت G Suite خود را مشاهده و نیز لایسنس های جی سوئیت خود را مدیریت کنید.

Billing

در بخش Billing امکان مشاهده پلن های خریداری شده خود را مشاهده کنید.

Reports:

در بخش گزارشات یا Reports شما می توانید میزان فعالیت و استفاده هریک از ابزارهای جی سوئیت را مشاهده کنید.

مواردی که بخش Reports در اختیار کاربران قرار می دهد عبارتند از: میزان فعالیت کاربر (User Activity) در هر اپلیکیشن، آمار فضای استفاده شده از هر یک از ابزارها، وضعیت کاربر (User Status) و امنیت (Security).

در زیر بخش ریپورت های جی سوئیت می توانید گزارشات را برای سرویس ها، کاربران و دستگاه های موردنظر خود فعال کنید. همچنین امکان این وجود دارد که چک کنید کدام کاربر در حال استفاده از کدام سرویس و ابزار می باشد.

Apps:

این بخش جاییست که می توانید ابزارهای G Suite خود را مدیریت کرده و تنظیمات آنها را انجام دهید. می توان مشاهده کرد چه تعداد از اپلیکیشن های جی سوئیت در اکانت شما در حال استفاده هستند و از کدامیک از سرویس های جانبی گوگل بهره می برید.

Apps

Device Management:

اینجا جایی است که می توانید امنیت داده های کمپانی خود را در تمام دستگاه های متصل به اکانت جی سوئیت تان تامین کنید. می توان مشاهده کرد چه تعداد موبایل و دستگاه Chrome به اکانت  G Suite تان متصل شده است. همچنین یک پنل کاربرپسند در این بخش وجود دارد (مطابق تصویر زیر) که می توان دستگاه های استفاده کننده از اکانت جی سوئیت خود را مشاهده و مدیریت نمائید.

Device Management

Security:

در بخش Security تمام امکانات و تنظیمات امنیتی جی سوئیت وجود دارد. مانند مدیریت رمزهای عبور (Passwords  Management). بخش Security باعث می شود شما بتوانید امنیت اکانت جی سوئیت خود و کاربران آن را تامین کنید.

Support:

با مراجعه به بخش Support می توان از پشتیبانی ۲۴ ساعته و هفتگی کارشناسان گوگل در G Suite بهره ببرید. روش های پشتیبانی دو نوع تلفنی و ایمیلی می باشند. قبل از اینکه به خط آنلاین پشتیبانی متصل شوید گوگل به شما راهنمای مدیریت جی سوئیت را به شکل پاپ آپ نمایش می دهد تا در صورت امکان پاسخ سوال خود را از آنجا پیدا کنید.

Data Migration:

در بخش Data Migration شما می توانید داده های مربوط به ایمیل شرکت، تقویم و مشخصات تماس را درون ریزی (import) کنید. گوگل کار شما را برای اینکه بتوانید تمام داده های شرکت تان را به جی سوئیت وارد (import) کنید راحت کرده است. برای هر نوع داده نیاز است یک بار ابزار Data Migration را اجرا کنید. برای اجرای Migration باید منبع migration، پروتکل اتصال (connection protocol) و گواهی نامه ای مبنی بر اینکه شما مالک داده ها می باشید.

Data Migration

Dashboard:

در بخش داشبورد، یک بینشی راجع به بیزینس های متصل به اکانت جی سوئیت خود مشاهده خواهید کرد.

Buildings and resources:

در این بخش می توانید ساختمان ها، اتاق ها و منابع شرکت خود را که به اکانت جی سوئیت متصل هستند را مدیریت و نظارت کنید. در بخش Buildings & Resources می توان اتاق جلسات و سالن کنفرانس جدید را به اکانت جی سوئیت خود اضافه کنید تا کاربران شما بتوانند برای برگزاری جلسات آینده خود آنها را در تقویم (Calendar) رزرو کنند.

Groups:

در بخش groups امکان افزودن گروه و لیست ایمیل ها وجود دارد. بخش گروه ها یا Groups برای تعامل و ارتباط با قسمتی از سازمان می تواند کاربردی و مفید باشد. همچنین توسط Groups شما می توانید برای هر گروه در سازمان خود تقویم و برنامه رویدادهای خاص خود را تعریف کنید.

Admin roles:

در بخش Admin Roles می توان اکانت جدیدی با نقش مدیریت جی سوئیت تعریف کرد یا اکانت های مدیریت فعلی را مدیریت و ویرایش کرد. همچنین شما می توانید به هریک از گروه ها، دستگاه ها یا سرویس ها نقش مدیریت اعطا کنید. امکان مشاهده مجوزهای دسترسی هر یک از ادمین های اکانت جی سوئیت را دارید و می توان این دسترسی ها را کم یا زیاد کرد.

Domains:

بخش Domains جاییست که می توان دامین های متصل به اکانت جی سوئیت خود را مشاهده و مدیریت کنید. شما می توانید دامین جدیدی را به جی سوئیت خود اضافه کنید یا مالکیت دامین موجود را تائید کنید. همچنین می توانید بفهمید که کاربران شما وقتی دامین شما را مشاهده می کنند به کجا ریدایرکت می شوند.

Domains

5/5 ( 1 نظر )
.ez-toc-title-container { text-align: right; display: inline; color: green; font-weight: bolder; direction: ltr; }

این مقاله را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید!

Share on facebook
Share on google
Share on linkedin
Share on telegram
Share on email

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

کتابخانه آنلاین

فروشگاه آنلاین مجله آموزشی محتوا

مقالات اخیر

مقالات تصادفی

فهرست کلی مقالات

کتاب آموزش گوگل آنالیتیکس

دانلود رایگان کتاب الکترونیکی

آموزش تصویری گوگل آنالیتیکس

آموزش کامل فعال‌سازی HTTPS در وردپرس

دانلود کتاب "فعال‌سازی HTTPS در وردپرس"

دانلود رایگان کتاب الکترونیکی

معرفی بهترین ابزارهای بازاریابی محتوا در سال 2019

دانلود رایگان کتاب الکترونیکی "معرفی بهترین ابزارهای بازاریابی محتوا در سال 2019"